Reglementen rondzendverkeer
Inleiding.
Verandering van de manier van verzamelen maar ook verbetering van de kwaliteit en de omloopsnelheid van de rondzendingen, maakten een nieuw dan wel vernieuwd rondzendreglement noodzakelijk. Ter verduidelijking van enkele bepalingen in dit reglement is een toelichting bijgevoegd.
Wijziging per 30 november 2017.
De verplichting om de rondzending aangetekend te versturen, vervalt. Art. 4.2 is hiertoe aangepast.
(Besluit bestuursvergadering 30-11-2017)
- Algemene bepalingen.
Artikel 1.1
De Vliegende Hollander onderhoudt een rondzendverkeer, uitsluitend bestemd voor leden. Het rondzendverkeer heeft tot doelde leden in staat te stellen hun verzameling verder uit te breiden, door luchtpoststukken, luchtpostzegels en ander luchtpost- of luchtvaart gerelateerd materiaal ter verkoop te doen circuleren onder de leden, met verrekening van door de inzender gevraagdebetaling.
Artikel 1.2
Deelneming aan het rondzendverkeer staat open voor alle leden, met uitzondering van:
- Leden die niet hebben voldaan aan hun contributieverplichting.
- Leden die om andere redenen geheel of tijdelijk van deelname aan het rondzendverkeer zijn uitgesloten.
Artikel 1.3
- Voor het rondzendverkeer mogen alleen speciale rondzendcouverten worden gebruikt, die door de vereniging ter beschikking worden gesteld.
- Ter dekking van de kosten wordt ten laste van de inzenders over het bedrag van het verkochte materiaal een commissie van 10% berekend.
- Ter dekking van onverzekerde schade welke toch aan de inzender dient te worden vergoed, wordt ten laste van de inzender 1% van de opgegeven totale verkoopwaarde berekend en ingehouden.
Artikel 1.4
Het rondzendverkeer gebeurt onder directe verantwoordelijkheid van het bestuur. Met de dagelijkse leiding ervan is de door het bestuur aangewezen commissaris rondzendingen belast.
Artikel 1.5
Daar, waar in dit reglement niet is voorzien, beslist het bestuur.
- Inzendingen.
Artikel 2.1
Inzendingen voor het rondzendverkeer voldoen aan de volgende eisen:
- De stukken worden aangeboden in couverten als bedoeld in artikel 1.3.1.
- De couverten worden aan de commissaris rondzendingen overhandigd of worden hem, voor rekening van de inzender, aangetekend toegezonden.
- Op de couverten is duidelijk de verkoopprijs vermeld, evenals het catalogus- of handboeknummer van het betreffende stuk (indien bekend).
- De inzender staat garant voor de echtheid en de kwaliteit van het aangebodene. Dat geldt ook, voor zover mogelijk, voor crashpost.
- Een couvert bevat maximaal 30 omschreven en individueel geprijsde stukken of maximaal 40 stukken die niet individueel zijn omschreven en worden aangeboden voor een eenheidsprijs.
- De aangeboden stukken dienen verband te houden met aerofilatelie, in de breedste zin van het woord (luchtpost en/of luchtvaart gerelateerd)
Artikel 2.2
De commissaris rondzendingen beslist of de inzendingen in omloop worden gebracht. Hij heeft het
recht, naast de inzendingen welke niet voldoen aan het bepaalde in het vorige artikel, eveneens niet in de circulatie op te nemen dieinzendingen, die het aanzien van het rondzendverkeer schaden, bijvoorbeeld omdat zij kennelijk te hoog geprijsd of van slechtekwaliteit zijn, dan wel een zodanig eenvoudige inhoud bevatten, dat geen belangstelling van koperszijde kan worden verwacht.
In het geval inzendingen niet in roulatie worden gebracht zendt de commissaris rondzendingen deze aan de inzender terug, opkosten van de inzender, met vermelding van de reden van weigering.
Artikel 2.3
De commissaris rondzendingen houdt overzichtelijk aantekening van alle door hem ontvangen inzendingen en richt zijnadministratie zodanig in, dat daaruit kan worden nagegaan waar deze zich bevinden. Van iedere inzending stuurt hij zo spoedigmogelijk bericht van ontvangst aan de inzender.
Artikel 2.4
Inzenders hebben het recht een of meer hunner inzendingen terug te vragen. In dat geval zal de terugzending op hunkosten – zo spoedig als mogelijk is – plaatsvinden, nadat de omloop in de sectie, waarin de betreffende inzending(en) zich bevinden, isbeëindigd.
- Rondzendingen
Artikel 3.1
De commissaris rondzendingen stelt de rondzendingen samen en distribueert deze zodanig, dat zoveel mogelijk wordt bevorderddat alle leden evenveel zendingen ontvangen. Hij doet de inzendingen aan de deelnemers toekomen; toezending per post geschiedtals pakketpost.
Het rondzendschema zal dusdanig worden ingericht, dat de deelnemers bij toerbeurt als eerste een zending ontvangen.
De commissaris rondzendingen voegt bij elke uitgaande zending een circulatielijst en een voldoende aantal door de deelnemerste frankeren briefkaarten, waarop de deelnemers hun doorzending dienen te melden.
Artikel 3.2
Vanaf 1 mei tot 1 september worden door de commissaris rondzendingen geen zendingen in roulatie gebracht.
Artikel 3.3
De deelnemer aan wie een rondzending wordt toegezonden heeft het recht de zich daarin bevindende stukken tegen de aangegevenprijs te kopen. Dit recht houdt ook de volgende verplichtingen in. De deelnemer dient:
- Na ontvangst van een zending zich te overtuigen van de aanwezigheid van alle enveloppen en deze terstond te onderzoekenop eventuele onregelmatigheden en bij constatering daarvan de commissaris rondzendingen hiervan in kennis te stellen.
- Het juiste vakje op het couvert waaruit hij een stuk heeft genomen te voorzien van zijn naam (leesbaar) plus paraaf.
- Zijn aankopen per couvert nauwkeurig in de circulatielijst aan te tekenen en achter het totaal zijn handtekening te plaatsen.
- Het totaalbedrag van de aankopen binnen twee weken te voldoen, zoals aangegeven op de circulatielijst, d.w. onder vermelding van nummer van de rondzending en sectie. Ingeval van incasso-overeenkomst zal de commissaris rondzendingenzorgen voor incasso van de te betalen aankopen.
- Onverwijld verzoeken om inlichtingen van de commissaris rondzendingen te beantwoorden en te voldoen aan deaanmaning tot betaling der aankopen.
- Bij nalatigheid niet alleen aan zijn financiële verplichtingen te voldoen, maar ook de kosten (v. voor inschakeling deurwaarder) te voldoen van de door de vereniging te nemen maatregelen om alsnog de vereniging dan wel de inzender toekomende bedragen te innen.
Artikel 3.4
Het is niet toegestaan op de couverten andere opmerkingen te plaatsen dan die welke
betrekking hebben op de door de inzender gemaakte fouten of nummering. Deze opmerkingen moeten mede het naam en deparaaf van de maker vermelden.
Artikel 3.5
Verwisseling van stukken of delen daarvan geldt als verduistering en is een strafbaar feit. Het bestuur van de vereniging kandaarvan aangifte doen bij de politie. Een deelnemer die zich aan verwisseling schuldig maakt dient eventuele schade tevergoeden en kan door het bestuur worden geroyeerd als lid van de vereniging.
- Doorzending
Artikel 4.1
- Binnen vier (4) maal vierentwintig (24) uur na ontvangst dient de rondzending te worden doorgegeven of doorgezonden aan de volgende deelnemer op de circulatielijst.
- Voordat de deelnemer de rondzending doorzendt, neemt hij contact op met de volgende deelnemer op de circulatielijst. De volgende deelnemer kan dan beoordelen of hij in staat is om de rondzending te ontvangen, te bekijken en door te zenden binnen de verplichte 4 x 24 uur.
- Als de volgende deelnemer aangeeft de zending niet te kunnen ontvangen, neemt de deelnemer contact op met de daaropvolgende deelnemer op de circulatielijst en wordt de procedure van het vorige lid van dit artikel herhaald.
- De doorzenddatum wordt door de verzender aangetekend op de circulatielijst. Tegelijkertijd verzendt hij een doorzendkaart aan de commissaris rondzendingen of geeft de doorzending via email door aan de commissaris rondzendingen
- De ontvangstdatum wordt door de ontvanger aangetekend op de circulatielijst.
Artikel 4.2
Doorzending geschiedt als pakketpost. Het pakket wordt verpakt in pakpapier alvorens het ter verzending aan PostNL of een andere verzender wordt aangeboden. Dit inpakken dient om diefstal uit het pakket tegen te gaan.
Artikel 4.3
Van omstandigheden, zoals ziekte en vakantie, waardoor hij geen rondzendingen kan ontvangen, en van verandering vanwoonplaats geeft de deelnemer tijdig bericht aan de commissaris rondzendingen.
Artikel 4.4
Deelnemers die, behouders bijzondere omstandigheden die bij de commissaris rondzendingen zijn gemeld, een rondzending langer dan een week in bezit hebben of houden, worden uitgesloten van deelname aan één van de volgende rondzendingen.
- Commissaris rondzendingen.
Artikel 5.1
- De commissaris rondzendingen neemt in zijn administratie de daarvoor van belang zijnde gegevens van decirculatielijst van bij hem terugontvangen zendingen over en beoordeelt of de couverten voor verdere circulatie inaanmerking komen.
- Uit omloop genomen couverten kunnen, onder bijvoeging van een afrekening, aan het eind van het rondzendseizoen op een nader te bepalen verenigingsbijeenkomst of bij de commissaris rondzendingen thuis worden afgehaald.
- Mocht een inzender (of diens vertegenwoordiger) hiertoe niet in staat zijn, dan worden de couverten op kosten van deinzender aan de inzender teruggezonden.
- Van de opbrengst worden de onder artikel3 sub2 en sub3 vermelde commissie en kosten afgehouden.
- Binnen twee weken na ontvangst door een inzender van de afrekening kan hij bij de commissaris rondzendingenbezwaar aantekenen.
- Risico en aansprakelijkheid.
Artikel 6.1
De couverten met inhoud circuleren voor rekening en risico van de inzenders behoudens het bepaalde in artikel 6.2. De vereniging isderhalve niet aansprakelijk voor schade, ontstaan door beschadiging of het verloren gaan van ingezonden materiaal.
Schade, ontstaan door het verwisselen van stukken, wordt niet door de vereniging vergoed.
Artikel 6.2
Zolang het ingezonden materiaal zich ten huize van de commissaris rondzendingen bevindt, dan wel nog niet aan een deelnemeris overgedragen of aan de inzender geretourneerd, is de vereniging echter aansprakelijk voor het ingezonden materiaal, en danuitsluitend voor de gebeurtenissen waartegen en tot de bedragen waartoe een door het bestuur of de commissaris rondzendingengesloten verzekering dekking biedt.
De vereniging verzekert de couverten met inhoud ten behoeve van de inzenders zo efficiënt mogelijk tegen brand en diefstal.Zij keert de inzenders echter niet méér uit dan het bedrag dat zij van de verzekeringsmaatschappij ontvangt, verminderd met de doorhaar ter zake gemaakte kosten.
Artikel 6.3
Ieder lid is volledig aansprakelijk voor de zich onder zijn berusting bevindende couverten met inhoud van het ogenblik af, dat hij deze heeft ontvangen, totdat hij ze op de voorgeschreven wijze heeft doorgegeven. Deze aansprakelijkheid strekt zich -behoudens door hem aan te tonen overmacht – mede uit tot handelingen, welke door derden met of in de enveloppen of boekjesworden gepleegd. Een lid wordt geacht een rondzending te hebben ontvangen, zodra deze door hem in ontvangst is genomen.
Artikel 6.4
Het bestuur is bevoegd om in bijzondere gevallen af te wijken van het bepaalde in dit hoofdstuk.
- Slotbepalingen.
Artikel 7.1
Dit reglement is vastgesteld in de bestuursvergadering van 20 mei 2017 en wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.
Artikel 7.2
Het “reglement van de rondzenddienst” van 17 januari 1998, gewijzigd op 1 januari 2002, komt hiermee te vervallen.
Namens het bestuur van de vereniging:
De secretaris,
De commissaris rondzendingen,
Toelichting bij het Reglement rondzendverkeer Nederlandse vereniging van aero-philatelisten De Vliegende Hollander.
Hoewel de hoofdstukken en de meeste artikelen logisch zijn en noodzakelijk zijn voor een vlotte, maar ook verantwoordelijke wijze van afhandeling van rondzendmateriaal, is een toelichting op enkele artikelen noodzakelijk.
Het succes van een rondzending hangt af van de omloopsnelheid en de kwaliteit van het materiaal. Als één van deze twee, of beide elementen ontbreken, zal de rondzending langzaam maar zeker verdwijnen. Leden melden zich af en zullen niet meer terugkeren als deelnemer. De negatieve ervaring die heeft geleid tot het afmelden zal aanwezig blijven. Dat gevoel is bij mensen zeer moeilijk te doorbreken en te veranderen.
Artikel 2.2 is nieuw en zeker noodzakelijk.
Inzenders moeten zich ervan bewust zijn, dat materiaal dat bij andere gelegenheden zoals beurzen, veilingen, internetverkoop en dergelijke, niet worden verkocht, ook in een rondzending niet van eigenaar zal wisselen. De deelnemers aan het rondzendverkeer zijn over het algemeen gevorderde verzamelaars en die zitten niet te wachten op materiaal dat, bij wijze van spreken, als laatste verkoopmogelijkheid wordt gedumpt in een rondzending.
Slecht kwalitatief materiaal heeft nog een ander negatief gevolg. Als een deelnemer enkele keren achtereen geconfronteerd wordt met rondzendingen die geen materiaal bevat dat door hem kan worden aangeschaft, stuurt hij die rondzending weer door naar de volgende deelnemer. Dat kost tegenwoordig ongeveer €.6,95. Dat is veel geld voor een slechte rondzending en als dat een paar keer gebeurt, haakt de deelnemer af.
Een rondzending kan en zal bijdragen tot het uitbreiden van een verzameling, maar mag nooit een afvalputje voor overtollig materiaal worden.
Artikel 4.1 is niet nieuw maar wel aangescherpt.
Nieuw is de bepaling dat een deelnemer eerst contact opneemt met de volgende deelnemer op de lijst. Die volgende deelnemer kan dan beslissen of hij de rondzending kan ontvangen, hem kan verwerken en hem kan doorzenden binnen vier keer vierentwintig uur. Als hij dat niet kan, maar de rondzending toch accepteert loopt hij de kans te worden uitgesloten van één van de volgende rondzendingen.
Als er voldoende goed materiaal is, is het de bedoeling om minstens zes rondzendingen per seizoen rond te laten gaan. Dat kan alleen maar als alle deelnemers zich houden aan de termijnen waarbinnen de zending moet worden doorgezonden. Als een sectie bestaat uit tien mensen en die tien houden zich allemaal netjes aan de termijn, is de zending tussen de veertig en vijftig dagen onderweg. Dat is al vrij lang en als er dan termijnen worden overschreden, wordt het onacceptabel lang.
Artikel 4.2 is nieuw en noodzakelijk.
In het verleden kwam het voor dat deelnemers adres-etiketten en de frankeer-etiketten rechtstreeks op de verzenddoos plakten. Dit beschadigt de doos. Het verpakken van de doos in pakpapier voorkomt deze beschadigingen maar voorkomt ook, dat er diefstal uit de doos kan plaatsvinden.